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La automatización del etiquetado de las preparaciones reduce el tiempo de trabajo práctico del laboratorio y mejora potencialmente la seguridad del paciente

Rhondalyn Bomkamp , RN, BSN, MBA

Los investigadores estiman que cada año ocurren más de 160 000 acontecimientos adversos en los pacientes en los Estados Unidos debido a errores de identificación de muestras de pacientes que involucran a laboratorios clínicos.1 Los errores de etiquetado de muestras dentro del laboratorio pueden ocurrir en varios puntos del procesamiento de muestras, y las preparaciones con escritos a mano pueden dar lugar a errores de transcripción.2 El uso de procesos optimizados en el laboratorio clínico puede ayudar a reducir los errores eliminando al mismo tiempo los desechos sin valor agregado, lo que permite un sistema mejorado y eficiente. 3

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Esta evaluación pretendía analizar la cantidad de tiempo de manipulación necesario para etiquetar las preparaciones para la identificación de pacientes y compararla con dos soluciones automatizadas. La primera solución fue un proceso por lotes con una impresora de preparaciones de alta capacidad, y la segunda fue un proceso bajo demanda con impresoras de preparaciones compactas situadas en cada estación de microtomos.

Métodos

Este estudio fue realizado por el equipo de contenido y pruebas de Leica Biosystems en un laboratorio de dermatopatología. El laboratorio estaba interesado en encontrar soluciones automatizadas para su proceso actual de etiquetado de las preparaciones, que requiere mucha mano de obra. El equipo realizó estudios de tiempo y movimiento para el proceso actual, que incluían la escritura manual de preparaciones en la microtomía y el reetiquetado de preparaciones en el montaje de casos. Se completó el mismo estudio de tiempo y movimiento para los procesos propuestos de impresión de preparaciones por lotes e impresión de preparaciones bajo demanda.

Resultados

Los datos de los estudios de tiempo y movimiento se resumen en las siguientes tablas y gráficos:

Tiempo de manipulación para procesos de etiquetado de preparaciones

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Slide Labeling Automation Reduces a Laboratory’s Hands-On Time While Potentially Improving Patient Safety
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Slide Labeling Automation Reduces a Laboratory’s Hands-On Time While Potentially Improving Patient Safety

Análisis

Al revisar los datos, los técnicos que seguían el proceso actual dedicaban una media de 9,5 segundos a escribir a mano cada preparación durante el proceso de etiquetado de preparaciones en la microtomía. Como el laboratorio genera una media de 546 preparaciones al día, esto equivale a 86,5 minutos al día. En un año, el total asciende a 374,8 horas de tiempo de trabajo práctico requerido de los técnicos. Además, el técnico que trabaja montando casos también debe emparejar y volver a etiquetar correctamente la preparación con una etiqueta generada por LIS . Esta actividad requiere una media de 3,3 segundos para etiquetar de nuevo cada preparación, lo que equivale a 30 minutos al día. Cada año, solo este proceso requiere 130 horas adicionales de tiempo de trabajo práctico del técnico.

El proceso de etiquetado de preparaciones mediante un proceso de impresión por lotes tarda 4,4 segundos de tiempo de técnico por preparación o 40 minutos al día con un total anual de 173,3 horas. El proceso de etiquetado de preparaciones mediante un proceso de impresión de preparaciones bajo demanda tarda 2,5 segundos de tiempo de técnico por preparación o 22,8 minutos al día con un total anual de 98,8 horas. Ambas soluciones automatizadas eliminarían el proceso de emparejamiento y reetiquetado de cada preparación en el montaje de casos.

La transición a un proceso de impresión por lotes permitiría al laboratorio ahorrar hasta 8,4 segundos por preparación o una mejora del 65,7 % con respecto a su actual proceso de etiquetado de preparaciones. Sin embargo, la implementación del proceso de impresión de preparaciones bajo demanda podría ahorrar a este laboratorio hasta 10,3 segundos por preparaciones o una mejora del 80,4 % con respecto a su actual proceso de etiquetado de preparaciones.

Conclusión

Los laboratorios pueden reducir el tiempo de manipulación y eliminar posibles errores de emparejamiento mediante la automatización de los procesos manuales de etiquetado de preparaciones.

Las evaluaciones y los resultados obtenidos son específicos de la institución donde se obtuvieron y es posible que no reflejen los resultados alcanzables en otras instituciones.

Referencias

  1. Ford, A. (2005). Catching ID errors where it counts— in the lab. CAP Today, 19(19), 34-40.
  2. Layfield, L. J., & Anderson, G. M. (2010). Specimen labeling errors in surgical pathology: an 18-month experience. American journal of clinical pathology, 134(3), 466-470.
  3. Condel, J. L., Sharbaugh, D. T., & Raab, S. S. (2004). Error-free pathology: applying lean production methods to anatomic pathology. Clinics in laboratory medicine, 24(4), 865-899

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About the presenter

Rhondalyn Bomkamp, RN, BSN, MBA

Rhondalyn Bomkamp, Principal, Content and Evidence, Leica Biosystems, is an accomplished Director/Nurse Leader with a proven track record of effectively managing complex projects and health system performance improvement initiatives. As a registered nurse, she has experience in Quality and Patient Safety and Project Management/Development in the oncology, cardiac and intensive care arenas. She has strong clinical knowledge and management experience with the ability to recognize opportunities for improvement, coordinate the work of many areas and develop collaborative relationships with diverse groups to facilitate the implementation of change.